Dopo aver deciso quale dei due formati, HTML o semplice testo, sia il più adatto per la tua newsletter, è giunto il momento di pensare alla distribuzione. I tre passi di seguito elencati devono essere eseguiti necessariamente insieme. Prima di passare alla distribuzione vera e propria è necessario:

- Progettare la newsletter,
- Inviare la newsletter,
- Gestire messaggi di posta non recapitati, richieste di iscrizione e di cancellazione.

Fare tutto da solo
In questa parte, diamo per scontato che tu voglia occuparti di questa operazione da solo. Agire da solo è piuttosto dispendioso in termini di tempo, ma se hai il tempo dalla tua parte puoi risparmiare soldi. In alternativa, potresti valutare di avvalerti di un servizio che gestisca tutto questo al posto tuo.

Esiste ancora un'altra possibilità, ossia affidare la creazione e l'invio del messaggio a chi conosce effettivamente i pro ed i contro dell'e-mail marketing, è un grande scrittore, ed ha una grande vena creativa in fatto di contenuti e promozioni. Se non disponi di risorse personali per progettare il contenuto di una newsletter professionale, faresti meglio a delegare questa gestione a qualcun altro.

Progettare la Tua Newsletter
Se hai deciso di usare un documento di solo testo, progettare il messaggio non sarà molto problematico. Se, invece, hai preferito il formato HTML, le cose da fare sono infinite. La cosa più semplice da fare è quella di usare l'impostazione del sito web per la formattazione della newsletter. Se il tuo banner non è graficamente troppo intenso, potrebbe fare al caso tuo. Se invece ti affidi a flash o a grafici di grandi dimensioni, il tempo necessario per caricare la newsletter potrebbe rappresentare un problema. Un'altra soluzione è quella di utilizzare disegni stagionali.

Avrai probabilmente determinati elementi di navigazione nel tuo banner che non sono del tutto adatti alla tua newsletter. Il suggerimento che ti diamo è di copiare il tuo banner, aggiungere o modificare i link ed includerne uno qualunque fra quelli elencati di seguito che possono risultare più adatti:

- Informazioni relative allo sponsor
- Link (o mail) per iscriversi
- Link (o mail) per cancellarsi
- Link per inoltrare ad un amico

Offrire alla gente la possibilità di cancellarsi è molto importante. Concedere agli iscritti un modo per non ricevere più la tua newsletter è un requisito legale che ti viene richiesto. Puoi legare l'indirizzo di posta elettronica a dei link, in modo tale che quando un lettore fa clic sul link della cancellazione, il suo indirizzo viene automaticamente inviato ad un modulo su un sito che rimuove gli indirizzi. Non vi è alcuna possibilità che il lettore invii un messaggio dall'indirizzo sbagliato e cerchi di cancellare un indirizzo che non compare nemmeno sulla lista, e che continuando a ricevere la newsletter ne rimanga meravigliato. È per questo motivo che questo sistema ha sempre funzionato senza intoppi.

Inoltra a un Amico
Il link che offre la possibilità di inviare a un amico può essere gestito in due modi differenti. Se vuoi fare qualcosa di elaborato, puoi fare in modo che il link apra una pagina Web che consenta al visitatore di inserire il proprio indirizzo e quello del suo amico. In alternativa, puoi fare in modo che il link apra il software di posta sul suo computer ed invii dalla sua casella il link. Lo svantaggio di quest'ultima soluzione è che se legge la tua newsletter da un computer pubblico o condiviso, potrebbe non essere configurato per l'invio di posta dal suo indirizzo. Inoltre, non riesci a conservare traccia del numero di volte in cui il messaggio è stato inoltrato.

Il vantaggio di usare un link che apre la posta è che il visitatore avrà accesso al proprio elenco indirizzi e conoscerà molto bene i destinatari del messaggio. Questo è il codice che personalmente uso per consentire ai lettori di inoltrare la mia newsletter ad un amico (avrai bisogno di cambiare alcune cose):

La prima cosa che probabilmente noterai è il bit del codice HTML "%20". Questo rappresenta uno spazio per il tuo computer. Non si possono includere spazi nei link, e quindi non si può dire al software di utilizzare una riga nell'oggetto del tipo "Credo che dovresti leggere questa Newsletter." Per evitare che la riga dell'oggetto utilizzi una parola lunga, usa "%20" ovunque tu voglia uno spazio. Se t'intendi di HTML, avrai forse notato che non esiste un indirizzo "(Invia) A" nel link. Un modo in cui un link "(Invia) A" funziona è il seguente :

<A href="mailto:support@maxprog.com">Send me mail</a>

Il link Inoltra ad un Amico non ha indirizzo perché questo non è immediatamente noto. Dovrà fornirlo il lettore il quale noterà, all'apertura del suo programma di posta, che il campo "(Invia) A" è vuoto.

Inserire un Oggetto ed un Testo
Ritorniamo al grande e pericoloso link a cui accennavo sopra. Inserendo l' "?Oggetto=" nel link, si aggiunge la riga dell'oggetto del messaggio. Scegline uno che risulti gradito al ricevente. Inserendo "=" nel link, si indica al programma quello che si vuole inserire nel testo del messaggio. Se fai clic sul link Inoltra ad un Amico, noterai che inserirà l'URL della newsletter nel testo del messaggio. Non ti raccomandiamo di inviare tutta la newsletter anche se sei libero di farlo. Ovviamente, affinché il link funzioni, la newsletter deve essere collocata in qualche posto del tuo sito Web per poter fornire l'URL.

Nessuno di questi accorgimenti funzionerà nelle mail di semplice testo. Dovrai soltanto fidarti della gente che preme sul tasto Inoltra per inoltrare la tua newsletter.