Fino a quando non avrai inviato il tuo primo messaggio di posa elettronica, non potrai renderti conto che anche la lista più aggiornata contiene sempre degli indirizzi non più attivi. Gran parte delle liste (anche le liste B2B) perdono circa il 30 per cento di indirizzi all'anno. L'operazione di pulizia dopo il ritorno di una mail non recapitata non rappresenta un problema soltanto al primo invio (anche se il problema maggiore si verifica più al primo invio che agli invii successivi), ma è un fenomeno con cui dovrai avere a che fare ogni volta.

Diverse Tipologie di Messaggi Respinti
Quando invii una newsletter, il messaggio contiene sia un indirizzo nel riquadro Ricevi Da che uno nella casella Rispondi A. Tutte le risposte automatiche saranno inviate all'indirizzo contenuto nella casella Ricevi Da e comprenderanno tutte le seguenti tipologie:

- Impossibile recapitare il messaggio - il destinatario non è nell'elenco indirizzi
- Impossibile recapitare il messaggio - il dominio è inesistente
- Impossibile recapitare il messaggio - la casella di posta è piena
- Servizi fuori sede
- "Mario non lavora più per quest'azienda, ti preghiamo di contattare Paola per questioni inerenti a ..."
- "Mario non lavora più per quest'azienda, potete contattarlo al seguente ..."
- "Il messaggio non è stato recapitato nelle ultime 24 ore. Saranno fatti altri tentativi per tre giorni. Si prega non intraprendere alcuna attività."

Formato Unico per Ciascun ISP
Ogni ISP genera per i propri messaggi righe di oggetto e formati leggermente diversi. E peggio ancora, potresti inconsapevolmente cancellare messaggi che pensavi non fossero stati recapitati, ma che in realtà contenevano informazioni inerenti alla spedizione. A complicare ulteriormente la questione, si aggiunge il fatto che se anche hai fornito a coloro che volevano rispondere alla tua newsletter un indirizzo Rispondi A, non tutti sono in grado di memorizzarlo. Quelle persone che hanno qualcosa da dirti potrebbero ricevere i tuoi messaggi ed indirizzi direttamente nella posta eliminata oppure filtrati nella casella sbagliata.

Anche rintracciare gli indirizzi di posta di coloro a cui i messaggi non vengono affatto recapitati è difficile da gestire in modo automatico perché molti ISP restituiscono al mittente il messaggio originale come allegato senza nemmeno includere l'indirizzo che lo ha respinto nella ricevuta di ritorno che inviano automaticamente. Questo si traduce nel dover aprire gli allegati per capire quale indirizzo cancellare dalla tua lista. Tutto ciò diventa rapidamente un immenso e terribile lavoro.

Risparmia Tempo Tenendo la Lista Aggiornata
Va tutto a tuo vantaggio il tenere la lista pulita. Se stai inviando per tuo conto, usando il tuo software, e non paghi per ogni messaggio inviato, stai proprio perdendo tempo se invii i messaggi e li cancelli dalla tua casella Ricevi Da.

Approfitta dei messaggi non recapitati per tenere la tua lista di distribuzione sgombra da indirizzi sbagliati...
Maxprog ha sviluppato eMail Bounce Handler, uno strumento per il filtro e la gestione delle mail non recapitate che riconosce questo tipo di mail attraverso una serie di regole personalizzabili e ne ricava gli indirizzi dei destinatari affinché tu possa utilizzarli ancora per inviare loro delle mail o più semplicemente per cancellarli dalla tua lista. eMail Bounce Handler si collega semplicemente alla tua casella di posta pop e tira fuori tutti i messaggi non recapitati senza toccare tutti gli altri. Dopo aver elaborato tutti i dati presenti nella tua casella di posta ed aver eliminato dal server i messaggi non recapitati, otterrai la lista dei "cattivi". A questo punto puoi esportare la tua newsletter per fare pulizia alla lista generale oppure puoi provare ad inviare nuovamente. Se usi Maxprog Bulk Mailer, puoi nominare l'archivio "Cancella" e trascinarlo sulla lista dei destinatari di MaxBulk Mailer. Tutti gli indirizzi contenuti nell'archivio saranno cancellati dalla lista in un lampo!